Empecemos por el principio. Antes de intentar ayudar a tu equipo de desarrolladores (o profesionales de la informática o cualquier equipo, en realidad) a ser más productivos, pregúntate a ti mismo: ¿Cómo se ve realmente una mayor productividad? Para algunos, significa conseguir más cosas durante las horas de trabajo. O, tal vez para ti, ser más productivo significa producir código de mayor calidad. O, incluso podría significar hacer el trabajo lo suficientemente rápido como para salir temprano. Pero, lo que realmente importa antes de que vayamos demasiado lejos aquí es la única cosa que todos estos objetivos tienen en común: el tiempo.
Hablamos del tiempo como si fuera dinero, porque, bueno… más o menos lo es. Incluso aplicamos los mismos verbos a estos dos conceptos. Lo gastamos. Lo invertimos. Lo desperdiciamos. Lo ahorramos. Sin embargo, nuestras arcas de tiempo son fijas. No podemos reponer el tiempo, o añadir más. Es por eso que los siguientes hackeos de productividad vienen con una breve advertencia. Muchas de las herramientas y estrategias de productividad de solución rápida que encontrará en línea simplemente no funcionarán para usted; a menos que, honestamente, decida cambiar la forma en que organiza y emplea su tiempo. Continúe leyendo para escuchar lo que ha funcionado para mí y para mi equipo, y determine por sí mismo si estos hackeos pueden ayudar a redefinir la forma en que asigna el tiempo que sus profesionales de la tecnología pasan cada día.
Hack cero: Consolida tus bandejas de entrada
Sus «buzones» se están multiplicando. A menudo, incluyen algo más que tu bandeja de entrada de correo electrónico. Si diriges un equipo de desarrolladores, incluyen tus textos, llamadas telefónicas, tableros Kanban, tableros de operaciones… la lista continúa. No importa qué herramienta piense que va a resolver esto para usted, el problema más grande es este: consolidar todo en un solo lugar. No 10. No 20. Este nuevo lugar es ahora tu única lista de cosas por hacer. Usando esta lista maestra de tareas, tu equipo puede limitar la cantidad de tiempo que pasan averiguando lo que tiene que suceder a continuación, quién los busca y qué es lo que viene por el oleoducto.
¿Siguiente? Cambia la forma en que interactúas con cada una de tus muchas bandejas de entrada. En lugar de revisarlos todo el día, reserva tiempo en el día para procesar activamente tus tareas. Este cambio es enorme. A medida que avanzas en tus tareas, puedes elegir entre dos opciones:
1) Lidiar con ello ahora…
2) ¿Tratar con él más tarde?
Si puedes manejar una tarea en dos minutos… cae dentro de la categoría uno: hazlo ahora. ¿Más de dos minutos? Ponlo en la lista de tareas para más tarde.
Hack uno: Programar todo. Si quieres más tiempo, programa más tiempo.
Sé lo que estás pensando: «Pero Jim, ¿es realmente tan simple?»
Sí. Sí, realmente lo es.
¿Tu calendario está lleno de cosas secundarias que no son trabajo? ¿Esperas que tu tiempo libre no se llene de reuniones y obligaciones que te alejan de, bueno, tu trabajo real? Puede que estés sufriendo una condición conocida como fragmentación del calendario, un fenómeno en el que tu día se llena tanto de reuniones que te quedas con bloques de «trabajo» cortos y de mierda de 10-15 minutos [citas aéreas pesadas] en los que se espera que hagas tareas importantes. Si eres un desarrollador y necesitas indagar en el código o concentrarte en resolver un problema, olvídalo. También puedes pasar la tarde volando un helicóptero no tripulado alrededor de la oficina. Tienes que empezar a tratarte como un cliente muy importante, y tu equipo también lo hace.
Bloquea los trozos ocupados en tu día para hacer las cosas. No tienes que ser un imbécil al respecto (es decir, no puedes bloquear todo el día, todos los días.) Y haz que tus desarrolladores hagan esto también. De esta forma, cuando tus compañeros de trabajo quieran concertar una reunión contigo, encontrarán automáticamente una hora alternativa para programar esa reunión. El resultado final son bloques de tiempo contiguos para escribir código, lo cual es crucial. Así que, prográmalo.
Hack dos: Haz la cosa
Bien, bien, has perforado tu lista de tareas diarias en una lista maestra en el «hack zero». En el hack uno, has liberado suficiente tiempo para empezar a hacer tus tareas. Así que ahora es el momento de empezar a hacerlas.
Pero, primero asegúrate de que puedes prestar atención y concentrarte en el trabajo que estás a punto de hacer. Tu equipo quiere hacer un buen trabajo. Te prometo que lo hacen. Pero, parte de la razón por la que saquearon sus bandejas de entrada y bloquearon el tiempo para trabajar fue para tener suficiente tiempo libre de distracciones para empezar a trabajar. Y esas son sólo las distracciones de la oficina. Cosas como Facebook, mensajes de texto, Slack y los agujeros negros chupadores de atención de YouTube siempre van a estar ahí. ¿Cuál es el problema? Todos hemos sido alimentados con la mentira de que la multitarea es una habilidad que pertenece a nuestro currículum.
La multitarea es un gran mito. El agotamiento mental no debe confundirse con la sensación de haber realizado mucho trabajo. Los sprints cortos, como la técnica pomodoro, funcionan porque nos obligan a comprometernos completamente con la tarea que tenemos entre manos, mientras que apagan todas y cada una de las distracciones.
Hack tres: Retrospectar, adaptar y automatizar
Estos tres hackers son los básicos que tú y tu equipo -cualquier equipo, técnico o de otro tipo- pueden usar para comenzar el camino hacia la felicidad de la productividad. Sin embargo, es fácil resbalar, quedarse atrás o volver a sus cómodos hábitos. Así que me gusta tomarme un tiempo periódicamente y revisar mis métodos. Esto es lo que me preguntaré para descubrir si las herramientas específicas que estoy usando funcionan o no para mi equipo y para mí:
1. ¿Qué se me ha caído recientemente?
¿Estoy fallando en completar las tareas con menos prioridad últimamente? ¿Ciertos proyectos se siguen retrasando? A menudo, las tareas de baja prioridad caen víctimas de la «tiranía de lo urgente». ¿Puedo programar tiempo al final de mi día para hacer frente a estas tareas regulares de baja prioridad? ¿Hay alguien en quien pueda delegarlas?
2. ¿Hay alguna bandeja de entrada que esté ocupando una cantidad desmesurada de mi tiempo?
Siempre habrá uno o dos buzones que se llenen más rápido que otros. Pero, recuerde: mi primera decisión para cualquier bandeja de entrada debe ser: Hazlo ahora, hazlo después. ¿Mi cliente de correo electrónico admite una API que podría ayudarme a automatizar mis tareas y llevarlas a mi lista de tareas pendientes? Después de todo, hay toneladas de productos en línea (flowxo, ifttt.com) que pueden lograr esto por mí.
La productividad no es una cuestión de herramientas. Podrías gastarte una fortuna en sistemas de oficina para ayudar a tu equipo a funcionar y a trabajar, pero probablemente sólo añadirás una bandeja de entrada más a su ya completa carga de trabajo. La productividad es una cuestión de gestión del tiempo. Y el tiempo, como el dinero, es un recurso fijo. Buena suerte.
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